Il y a 2 années · 8 minutes · Agile

Les 5 choses à ne pas oublier avant un PI Planning SAFe

Sur le papier, il impressionne et il fait peur. Rendez-vous-en compte : 100 personnes réunies pendant 2 jours dans la même salle pour discuter !

Le Program Increment (PI) Planning de SAFe (anciennement Release Planning) est certainement une des pratiques les plus challengées et difficile à vendre lors d’une transformation SAFe.

Schemas-PI-Planning-SAFe

Schémas comparés du PI Planning SAFe (à gauche) et du Release Planning Scrum (à droite)

Pourtant, ce rendez-vous est un indispensable de SAFe. Comme le disent ses auteurs : « Si vous ne faites pas de PI Planning, vous ne faites pas de SAFe ». Il s’agit en fait simplement du pendant du « Release Planning » de Scrum, une pratique supprimée du Scrum Guide en 2011, afin d’éviter que celui-ci ne se transforme en guide d’outils. Ainsi, si celle-ci n’est donc plus présente, ce n’est pas par remise en question de son apport, mais bien par la volonté de préserver l’esprit de framework que veut être Scrum (Pour les plus curieux, l’article suivant sur l’abandon du Release Planning sur le site scrum.org vous en dira plus sur ce sujet).

Ceci étant dit, le Release Planning était peu connu et répandu des équipes Scrum. Il n’est donc pas surprenant que cette pratique suscite autant de discussions dans SAFe. Pour autant, le passage à l’échelle justifie certainement encore plus sa présence.

Le PI Planning, à quoi ça sert?

Le PI Planning de SAFe a pour but d’identifier collectivement l’objectif du prochain incrément programme ou PI (généralement 5 Sprints) et d’aligner les équipes du train de release (ART) sur l’atteinte de ces objectifs. Dans l’esprit, il répond totalement au principe Agile qui considère que le meilleur moyen de faire circuler l’information est la communication en face à face. C’est donc un outil de partage de vision et d’alignement.

Il permet entre autres:

  • De développer l’esprit d’équipe et la communication dans des contextes où le grand nombre de personnes complexifie la mise en œuvre de relations interpersonnelles. Le PI Planning est un évènement commun, fédérateur et récurrent.
  • D’aligner l’équipe autour d’une vision partagée qu’elle coconstruit et sur laquelle elle s’engage à travers un vote de confiance. En cela on respecte les 3 principes de la motivation intrinsèque : autonomie, sens et maîtrise.
  • Mieux identifier et gérer les dépendances, à travers le raccourcissement des boucles de feedback permises par la présence de chacun. Il s’agit de coordination accélérée !

Concrètement, lors ce cet évènement, toutes les équipes se retrouvent et le Product Management partage le contexte et la vision métier du prochain incrément produit. Les équipes affinent les backlogs, estiment ce qui pourra être fait, identifient les dépendances et les risques associés. L’évènement se termine par un vote de confiance sur l’atteinte des objectifs et une rétrospective pour s’améliorer la prochaine fois.

Le bon déroulement du PI Planning est essentiel afin d’assurer une synchronisation et coordination efficace entre les différentes équipes qui composent un Train de Release (ART). En raison du nombre de personnes impliquées, cet exercice reste très compliqué à organiser et à animer.

Pour vous permettre à votre tour la réussite de l’exercice, nous nous proposons donc de vous partager quelques bonnes pratiques.

5 choses à ne pas oublier avant de vous lancer dans un PI Planning

1. Faites-vous aider

Faire travailler entre 50 et 100 personnes pendant 2 jours, voilà la mission du Release Train Engineer (RTE). Accompagner entre 5 et 12 équipes dans un PI Planning n’est pas de tout repos et de l’aide sera la bienvenue pour bien démarrer. Sur les premiers PI Planning, 1 facilitateur pour 3 à 4 équipes en plus du RTE et des Scrum Masters aidera à aligner et synchroniser les équipes sur l’identification des objectifs et des adhérences du PI.

2. Travailler en amont avec la Product Management Team

Les Product Managers sont évidemment vos meilleurs amis dans la préparation et le déroulement de l’évènement. Ils représentent le métier s’il ne peut pas venir. Ils seront non seulement en charge de la présentation des fonctionnalités à étudier pour le futur incrément, mais aussi d’apporter les réponses aux questions des équipes. Leur feuille de route est très claire et doit être scrupuleusement respectée :

  1. Mettre en place une roadmap des features qui sont à réaliser sur les trois prochains PI (avec une vision plus détaillée et précise du prochain). Pour cela, il faudra créer une documentation (même légère) de chaque feature. Cette documentation pourra servir de support en ouverture du PI Planning, lors de la présentation du périmètre à réaliser.
  2. Prioriser les features.
  3. Préparer activement la Product Management Team à son rôle durant le PI planning. Ils seront en effet sollicités par les PO des différentes équipes pour aider et valider le découpage de la feature en US. Les features doivent être prêtes et stabilisées. Le PM doit également être prêt et conscient de l’importance de son rôle durant le PI Planning.

3. Prendre une carte de fidélité chez Office Dépôt

Il faudra du matériel ! Des sticky notes bien évidemment, ceux qu’utilisent déjà les équipes. Des paperboards, du Véléda, des stylos et des feutres, de l’adhésif, voire même du fil de laine pour les liens de dépendance…

Un vidéo projecteur pour pouvoir présenter les objectifs et un micro pour les restitutions des différentes parties du PI Planning, à plus de 50 personnes il est difficile d’avoir une voix qui porte assez pour que tout le monde entende.

Il vous faudra préparer à l’avance les espaces de chaque équipe, le faire au moment du PI Planning ne marche pas forcément, car le résultat est souvent approximatif. Vous voulez créer un management visuel qui donne envie, et qui soit similaire d’équipe en équipe pour faciliter le partage. Pas de secret ici, pour que ce soit réussi, il ne faut pas s’y prendre à la dernière minute (et croyez-nous, vous aurez bien d’autres choses en tête à ce moment là!). Préparez donc la veille le tableau de planification des sprints et d’identification des risques de chaque équipe (le team board). Pensez aussi à réunir tout le matériel nécessaire pour son utilisation le jour J.

SAFe PI Planning Team

Team-SAFe-PI-Planning.png

Lego

Installez aussi, bien visible, le tableau du programme (program board), c’est l’élément central sur lequel vous reporterez les dépendances. Idéalement faites le en Véléda ce qui facilitera le tracé des liens au feutre effaçable ou de manière plus ludique pensez, comme Henrik Kniberg, à utiliser du fil de laine.

SAFe Program Board

SAFe Dependency Board

Détail qui n’en est pas un, n’oubliez pas que vous allez devoir échanger avec un grand nombre de personnes, pensez à ce que les tableaux soit proches l’un de l’autre afin de faciliter le partage.

4. Imprimer des feuillets résumant l’ordre du jour et les features

Tout ce qui sera présenté en introduction du PI Planning doit être fourni comme support aux différentes équipes. Il y aura non seulement l’agenda avec les horaires et les objectifs de chaque étape, mais aussi les fonctionnalités/features à étudier et les descriptions attenantes. Ce document sera le support de référence des équipes tout au long de l’évènement. Sa qualité est importante, à plus forte raison si c’est le premier PI Planning des équipes. Ce document servira en effet de guide de référence et de support d’explications quant au fonctionnement et à l’objectif du program board, du team board, des codes couleur à utiliser, etc.

Le contenu de ce support est alimenté en amont (c.f point 2), principalement par l’équipe de product management ainsi que l’équipe de facilitation qui travaillent ensemble sur l’élaboration de ce document.

5. Préparer le management au travail qui l’attend pendant l’atelier

Le bon fonctionnement d’un PI Planning dépend de la bonne implication de personnes nécessaires à l’organisation et au bon fonctionnement des différentes parties de l’agenda. Des rôles clés portés par l’équipe de management produit, le ou les représentants métier, le management ainsi que l’architecte système et bien sûr le RTE.

Expliquez-leur, au moins deux semaines avant, comment fonctionne et se déroule un PI Planning. Clarifiez le rôle que chacun aura à jouer ainsi que la préparation nécéssaire de leur part.

Une fois partagés les principes de construction et d’animation du PI Planning, assurez-vous aussi que le fond soit prêt à l’avance. Il est important que tout le monde soit aligné, entre autre, sur la vision des fonctionnalités pour le prochain incrément et que la vision de l’architecture soit en adéquation avec ces objectifs. Vous vous éviterez des débats lors de la tenue de l’évènement et en faciliterez ainsi le plein succès!

Bon PI Planning !

Olivier Marquet
Olivier est un coach agile et chef de projet de plus de 14 ans d’expérience. Il est impliqué sur des projets complexes de logiciel embarqué depuis 2001. Dernièrement, il a accompagné l’adoption des pratiques agiles à l'échelle dans des entreprises du secteur privé a travers la mise en place de features teams. Par son expérience des méthodes classiques et des méthodes Agiles sur de gros projets, Olivier est en mesure d’amener une transition souple vers l’agilité en prenant en compte toutes les contraintes induites par les organisations traditionnelles.
Renaud Chevalier
Renaud est directeur de l'offre agile chez Xebia. Il est également formateur au sein de Xebia Training .
Benjamin Moitié
Accompagne des équipes projets, des programmes IT dans la mise en place de pratiques agiles adaptées à leurs contextes et leurs besoins.
Nicolas Lochet
Une expérience projets/produits de 14 ans dont plus de 3 en coaching Agile d'équipes et d'organisation. Accompagnement depuis des niveaux de direction de projet jusqu'aux niveaux exécutifs. Speaker en conférence, écrivain, blogueur, formateur et facilitateur graphique pour partager/enseigner l'être Agile. Certifié SAFe Agilist, CSP, CSPO et Management 3.0

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