Il y a 3 semaines · 14 minutes · Agile

À chaque sprint sa rétrospective : les situations courantes

Lorsque l’heure de la rétrospective approche, le Scrum Master se questionne inexorablement sur le format qu’il va devoir choisir. Dans le précédent article de cette série, les formats fun ont été présentés comme un parfait complément des formats classiques pour redynamiser vos cérémonies. Cependant, certains contextes de sprint nécessitent l’utilisation de format de rétrospective spécifique, afin d’être le plus efficient possible. Premier passage en revue avec cet article qui se focalisera sur les situations courantes de la vie d’un projet.

Les situations qui seront abordées sont les suivantes :

  • Début d’une version
  • Nouvelle équipe
  • Suivi des progrès
  • Anticipation des besoins
  • Fin de version majeure

Début d’une version

En début de projet, que ce soit du point de vue professionnel ou personnel, tout le monde n’a pas les mêmes attentes. Le Product Owner, garant de la vision produit, connait la dimension et les enjeux stratégiques de son produit. Les développeurs, artisans du code, voient surtout les challenges techniques à accomplir. Ces objectifs, parfois aux antipodes, méritent d’être partagés et alignés. Cela améliore l’empathie de l’équipe et permet de démarrer le projet sur des bases saines, grâce aux valeurs de communication et de transparence qui sont chères à la communauté agile.

La culture de l’entreprise est un autre facteur à ne pas omettre. Avoir une personne connaissant le fonctionnement en interne permet d’identifier en amont les blocages que l’équipe risque de rencontrer. Cela peut être une forte dépendance à une équipe tierce, un fournisseur externe capricieux ou une direction peu sensibilisée à l’agilité. Sans obligatoirement résoudre ces problèmes, la rétrospective permet de prendre des actions visant à en atténuer les conséquences.

Sail Boat

Format star de la rétrospective, le sail boat est un incontournable. Grâce à la métaphore du « tous dans le même bateau », l’équipe analyse ses forces et faiblesses et garde en vue ses objectifs.

Préparation

Dessinez sur un grand tableau, ou deux feuilles de paperboard, un bateau qui navigue sur les flots. Le vent souffle dans la voilure de ce bateau et un magnifique soleil brille au dessus de lui. L’ancre du bateau s’est prise dans les rochers et de dangereux récifs se dressent devant l’île à atteindre.

Déroulé

Expliquez la signification des éléments composant le dessin :

  • Le bateau : L’équipe, les courageux moussaillons.
  • Le vent : Nos forces, ce qui pousse le bateau.
  • L’ancre : Nos faiblesses, ce qui ralenti le bateau.
  • Le soleil : Qui remercier, les personnes amenant la bonne humeur sur le bateau.
  • Les récifs : Les risques, les obstacles à éviter pour ne pas jouer le remake du Titanic.
  • L’île : Nos objectifs, la destination du voyage.

Chaque membre de l’équipe réfléchit individuellement sur ces six éléments. Un post-it par idée. Puis, à tour de rôle, ils vont venir les coller au bon endroit sur le dessin.

Notre avis

Format qui aurait presque pu entrer dans les classiques. Aligner les objectifs de tous est la plus-value de ce format, c’est pourquoi il est vraiment pertinent au début d’un projet ou d’une nouvelle version.

Le truc en plus

Ne pas imprimer le sail boat tel que présenté dans cet article mais le dessiner à la main, cela permet de briser la glace lors de l’introduction du format. Une fois que tout le monde a copieusement critiqué vos talents artistiques, les explications des différents éléments peuvent commencer.

Variantes

  • Speed car – La version voiture de course, perte de la notion d’objectifs mais gain sur la réflexion des actions à mener grâce au pont.
  • Hot-air Balloon – La version illustrée grâce à une montgolfière du classique forces / faiblesses avec une projection sur le futur.
  • On refait le match – Discours du coach dans les vestiaires à la mi-temps d’un OM / PSG d’anthologie.
  • Star Wars – Très apprécié si certains fans de la saga y participent.
  • Walking Dead – Un peu long à préparer, mieux vaut la garder pour une grande occasion mais vraiment très fun.

Nouvelle équipe

Ah, les premières fois, c’est toujours un peu stressant comme moment. On ne connait pas vraiment la ou les personnes, on a peur de faire un faux pas, de ne pas être à la hauteur des attentes… Afin de mieux connaître les personnes avec qui vous allez prendre du plaisir durant le projet ; il faut être capable d’empathie, comprendre et respecter les besoins de chacun.

Avoir une nouvelle équipe arrive plus souvent qu’on ne le pense. Chaque équipe a son propre rythme, sa propre échelle, ses conventions. Lorsqu’une nouvelle personne arrive sur le projet, ce n’est pas toujours évident de s’intégrer. L’équipe doit muer, ses habitudes évoluent et s’adaptent à cette nouvelle situation. Une fois la stabilité retrouvée, c’est une toute nouvelle équipe qui en ressort grandie.

Turn the table

Pour faire plus ample connaissance avec ses collègues, rien de tel que de se mettre à leur place. La rétrospective Turn the table permet d’aborder un sujet en prenant le point de vue de quelqu’un d’autre. La communication et l’esprit d’équipe sont grandement renforcés et le nombre de malentendus diminue.

Préparation

Préparez une table et assez de chaises de manière à ce que tout le monde ait un voisin de droite et un voisin de gauche.

Déroulé

Faites assoir tout le monde et distribuez deux post-it verts et deux post-it roses par personne :

  • Les post-it verts représentent les choses positives
  • Les post-it roses représentent les choses améliorables

Attention à bien spécifier la longueur du message à inscrire, il ne doit pas dépasser un ou deux mots.

Une fois que tout le monde a ses quatre idées, chacun fait passer ses post-it verts à son voisin de droite et ses post-it roses à son voisin de gauche.

C’est l’heure de rentrer dans les baskets de son collègue : essayez de deviner à tour de rôle la signification des mots inscrits sur les post-it verts.

Une fois terminé, laissez les post-it verts de coté et recommencez l’exercice avec les roses. Mais ici, au delà de l’interprétation, il faut proposer une idée d’amélioration. Les autres personnes peuvent bien sûr rebondir sur l’idée. Notez tout ce qui est dit, après un rapide exercice de priorisation, vous avez vos actions.

Notre avis

Devoir se mettre à la place de quelqu’un n’est jamais un exercice trivial. Il y a pourtant de nombreux bénéfices à en tirer : moins d’incompréhensions, plus de communication et un esprit d’équipe renforcé. Pour encore plus de pertinence, n’hésitez pas à faire un plan de table pour vous assurez que les bonnes personnes interagissent ensemble.

Format à jouer en petit groupe de 3 à 6 personnes. Au delà, la rétrospective risque d’être un peu longue.

Le truc en plus

Insistez bien sur le nombre très réduit de mots par post-it, il faut rester un peu mystérieux dans l’écriture pour que la petite partie de devinettes soit vraiment intéressante.

Variantes

  • Guess Who – Gamification du format ci-dessus, en plus de se mettre à la place de quelqu’un, il faut trouver de qui il s’agit.

Suivi des progrès

Lorsque votre équipe a appris à se connaître, comprenez ici un minimum de quatre ou cinq sprints, il est indispensable d’avoir les outils pour mesurer les progrès qu’elle réalise, que ce soit d’un point de vue méthodologique, technique ou humain.

Radar

Personne n’aime se faire flasher. Pourtant le format de rétrospective Radar vous rapportera énormément ! Donnant la possibilité à l’équipe de s’évaluer sur différents critères, elle aboutira à une photo riche d’enseignements.

Préparation

Ce format demandera plus ou moins de préparation en fonction de vos préférences sur la définition des critères sur lesquels l’équipe s’évaluera. Trois scénarios possibles :

  • L’équipe les définit tous : le travail se faisant durant la cérémonie, il faudra simplement préparer un ou deux exemples histoire de ne pas être pris au dépourvu lors de l’explication du format ou en cas de manque d’imagination de la part des participants.
  • Vous les choisissez arbitrairement : si vous avez une idée précise des critères sur lesquels vous souhaitez faire réfléchir votre équipe, vous pouvez d’ores et déjà préparer le radar sur un paperboard (cf. déroulé).
  • Un mélange des deux approches précédentes : pas de préparation hormis la réflexion sur les critères pré-définis.

Déroulé optionnel (dans le cas où l’équipe les définit tous)

Demandez aux participants d’écrire sur post-it les critères sur lesquels ils aimeraient que l’équipe s’évalue. Ceux-ci doivent avoir un lien avec les trois catégories suivantes :

  • les personnes : collaboration, communication, bonheur, etc.
  • le travail : qualité du code, intérêt, qualité des stories, vision, etc.
  • les processus : que ce soit organisationnel (Scrum, cérémonie, rythme soutenable, etc.) ou technique (déploiement, suivi de bug, etc.).

Imposez un maximum de quatre post-it par catégorie. Une fois les post-it écrits et présentés, faites un « dot vote » de manière à en sélectionner entre six et huit qui seront affichés sur le radar.

Déroulé

Dessinez une étoile avec autant de branches que de critères. Pour chacun d’entre eux, dessiner une graduation allant de zéro au centre de l’étoile, à dix à l’extrémité. Zéro signifiant un avis très négatif, dix un avis très positif. Indiquez également le nom du critère sur la branche (un ou deux mots maximum).

Il est temps de passer aux votes : notez individuellement chaque critère sur un post-it. Lorsque tout le monde a terminé, venez directement sur le paperboard partager les notes à l’aide de pastilles de couleur ou de points dessinés au marqueur sans les relier (essayez de donner une couleur par participant). Il ne reste plus qu’à tracer le radar en reliant la note moyenne de chaque critère.

Notre avis

Très bon format pour faire se confronter la vision de chaque participant sur l’équipe. Les écarts de notes entre participants et les notes peu élevées sont un terrain de jeux idéal pour discuter et trouver des pistes d’améliorations afin de faire progresser les notes !

Cependant il ne faut pas jouer ce format trop tôt, notamment lorsque l’équipe est en train de se former, car les notes pourraient être faussées par des problèmes inhérents à la création d’une équipe.

Le truc en plus

Répéter ce format avec les mêmes critères de manière régulière (tous les quatre ou cinq sprints) permet de suivre l’évolution des notes et de vous assurez que les actions ont bien porté leur fruit, ou au contraire de chercher à comprendre pourquoi une note a baissé. Au bout d’un certain nombre de répétitions, il peut être utile de changer quelques critères qui peuvent devenir moins pertinents avec le temps ou de les espacer davantage. En revanche cette répétition n’a en principe jamais de fin.

De plus, reproduire le résultat des radars (uniquement avec les notes moyennes) sur des feuilles A4 pour les rendre visible sur un de vos murs vous permettra d’afficher en toute transparence l’évolution de l’équipe. Pensez à écrire en dehors du radar la description du critère sur laquelle l’équipe s’est entendu. En effet, un critère en un ou deux mots perd parfois de son sens plusieurs semaines après la cérémonie. Une description sera alors un bon moyen de s’en souvenir.

Variantes

  • Happiness Radar – Radar simple qui juge uniquement les catégories de critère (personnes, travail et processus) sur trois niveaux (content, pas content et neutre).
  • Squad Health Check – La version Spotify pour avoir une vision de toutes les équipes.
  • Agility Health Radar – Sans aller jusqu’à l’utilisation de l’outil, ce radar a le mérite d’être complet. En effet, le nombre très élevé de critères n’en fait pas un format recommandé pour la rétrospective mais plutôt une source d’inspiration.

Anticipation des besoins

Quand un sprint se déroule sans encombres, on peut difficilement capitaliser sur les échecs afin de tirer des axes d’amélioration. Il faut alors tenter une nouvelle approche, plus orientée sur l’avenir et les souhaits de chacun.

Genie in a Bottle

Qui n’a jamais rêvé de trouver une vielle lampe magique dans la caverne aux merveilles ? Frottez-la et le génie de la lampe viendra exaucer trois souhaits.

Préparation

Dessinez le génie d’Aladin sortant de sa lampe magique.

Déroulé

Présentez la situation à l’équipe : ils ont libéré le génie de la lampe et pour les remercier, celui-ci leur accorde à tous trois vœux :

  • Un vœu pour vous
  • Un vœu pour votre équipe
  • Un vœu pour votre produit et vos utilisateurs

Chaque membre de l’équipe note ses trois vœux puis les partage avec tout le monde. Pas de triche sur les vœux, on ne peut pas en demander plus de trois.

Notre avis

Format de type liste au père noël pouvant créer de la frustration lorsque le génie ne peut pas exaucer tous les vœux. Cette frustration disparait toute seule si les vœux sont priorisés et que des actions efficaces sont prises.

Le truc en plus

Encouragez les vœux qui semblent irréalisables. Même si c’est vraiment le cas, des actions bien concrètes pourront tout de même être prises.

Variantes

  • Agile Christmas – Version cadeaux de noël, à faire en fin d’année.

Fin de version majeure

Lorsqu’une version, ou release, se termine, que ce soit par le fruit d’une succession de mises en production ou bien d’une seule, il est important de prendre du recul sur cette période passée (généralement de plusieurs sprints), afin d’améliorer les processus pour la prochaine version.

Timeline

Lorsque l’équipe a besoin de regarder sur une période plus longue qu’un simple sprint, la rétrospective Timeline est le format idéal. Mélangeant faits et émotions, elle fait partie des incontournables.

Préparation

Sur un grand tableau, dessinez une ligne sur laquelle sont indiqués les précédents sprints. Gardez un espace suffisant au-dessus pour laisser de la place à tous les post-it. En dessous, séparez de nouveau en deux lignes en les annotant des légendes en smiley content et pas content.

Déroulé

Cette rétrospective se passe en deux temps :

  • Recueil des faits

Dans la partie haute de la Timeline, demandez à chaque participant d’écrire sur post-it les évènements majeurs qui se sont passés durant la période de temps indiquée au tableau. Pour améliorer le visuel, proposez trois catégories de post-it : rose pour les évènements négatifs, vert pour les évènements positifs et jaune pour les autres évènements majeurs.

  • Recueil des ressentis

Lorsque tous les évènements ont été posés, demandez ensuite à chaque participant de dessiner, dans la partie basse de la Timeline, une courbe exprimant la manière dont il a vécu ces évènements. Pensez à prendre une couleur différente par participant.

Notre avis

Format particulièrement adapté pour revenir sur une version mais qui peut parfaitement être utilisée sur le périmètre d’un sprint à condition que de nombreux évènements se soient produits. L’analyse en séance de la Timeline est riche d’enseignement : les écarts entre participants dans la courbe des ressentis, et les contradictions entre les courbes de ressentis et la nature des évènements, sont autant d’éléments favorisant la discussion et la prise d’action.

Le truc en plus

Préparez à l’avance une liste d’évènements pour palier les problèmes de mémoire des participants. Dans le même esprit, n’hésitez pas à relancer l’étape de recueil de données sur la base des post-it déjà en place. Le simple fait de lire des évènements passés peut aider à retrouver la mémoire.

Conclusion

Vous êtes désormais en mesure de proposer des formats de rétrospective qui s’adaptent parfaitement à des situations vécues systématiquement par une équipe. Pour autant, il existe des situations survenant dans des contextes particuliers pour lesquelles un Scrum Master ne sera pas forcément préparé. Ne manquez donc pas le dernier article de cette série qui vous présentera des situations normalement exceptionnelles et les formats de rétrospective qui s’y adaptent le mieux.

Julien Rossignol

Studio Team Leader

Pierre-Philippe Beauchemin

Pierre-Philippe est Studio Team Leader à Xebia. Après 3 ans de développement mobile et JEE dans un contexte Agile, il agit maintenant à mi chemin entre le Scrum Master et le Product Owner en garantissant le cadre Agile des projets.

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