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La rétrospective, et si c’était quelqu’un d’autre ?

La rétrospective est probablement une des cérémonies les plus difficiles à entretenir car il faut sans cesse se renouveler et donner toute son énergie pour en tirer de la valeur.

Combien de fois avez-vous entendu : « Est-ce qu’on fait la rétro ? », « On fait toujours la même chose », « Je m’ennuie », « À quoi ça sert ? », « On ne suit jamais les actions de toute façon » ?

Si vous avez tout essayé :

  • Rappel du Why de la rétro
  • Différents formats de rétro
  • Différents lieux
  • Différents guests
  • Différents timings

Et que rien ne marche, vous pouvez utiliser un joker « L’appel à un ami » !

Profitez du daily meeting ou de la fin de la rétrospective pour demander dans votre équipe si il y a un volontaire pour animer la prochaine rétrospective !

Mais pourquoi faire ?

 

Vis ma vie d’animateur de rétro. En prenant votre place, ils se rendront compte des difficultés pour animer une rétrospective comme la timebox à respecter, couper court aux débats interminables, les gens dissipés (téléphones, ordinateurs), les apartés, l’inertie de groupe à gérer… Bref, la liste serait bien trop longue et vous la connaissez déjà ! Ainsi ils seront plus assidus la prochaine fois.

C’est en forgeant qu’on devient forgeron. On responsabilise l’équipe et on leur donne plus d’autonomie et le droit à l’innovation. On leur demande d’être acteur de l’agilité et puis ça leur changera de leur quotidien !

Dynamise le rituel. Un nouvel animateur, ça c’est un beau teasing ! On a envie de voir ce que ça donne, le nouveau format qui va être proposé… Bref, ça donne une nouvelle vie à la rétrospective !

Pédagogie. Vous allez devoir reprendre les basiques et les transmettre, c’est toujours un bon exercice et puis ça vous fera une petite piqûre de rappel, ça ne fait jamais de mal ! Qui n’a jamais eu envie d’un tête à tête avec son Scrum master adoré ?

Nouvelle façon d’animer. Vous allez voir votre Padawan à l’œuvre et découvrir une nouvelle façon d’animer la rétrospective, cela vous donnera sans doute des idées pour les prochaines fois. Profitez-en !

Prise de recul. Vous avez deux possibilités. Soit vous participez à la rétrospective comme un membre de l’équipe et là, vous allez enfin pouvoir lâcher tout ce que vous avez sur le cœur. Soit vous gardez votre posture neutre et cela vous permettra de prendre du recul afin de voir les axes d’améliorations possibles.

Autonomie d’équipe. Une fois quelques membres de l’équipe à l’aise avec l’exercice, vous pouvez partir sereinement ! L’équipe aura compris l’essence même de l’amélioration continue.

 

Et après ?

 

Bon, c’est bien beau tout ça, mais concrètement comment je fais ? Bien entendu, vous n’allez pas le lâcher dans la fosse aux lions. Il va falloir s’organiser un peu ! Eh oui, les vacances ce n’est pas pour tout de suite.

Quelques étapes à suivre une fois votre padawan trouvé :

  1. Créer un sentiment d’urgence ! Si vous avez prévu de déléguer la rétrospective du sprint 8, ne commencez pas le brief au sprint 2 ! Il aura tout oublié d’ici là, il se dira qu’il a largement le temps, finalement ça n’avancera pas et sa motivation retombera comme neige au soleil, comme un soufflé, comme… Bref, vous avez compris, commencez au début du sprint 8 !
  2. Qu’est-ce qu’une rétrospective pour lui ? Demandez-lui de vous expliquer ce que ça représente, son objectif et quelles étapes il identifie. Cela vous donnera un point de départ pour l’étape 2, vous pourrez adapter votre discours, sauter des sujets, en renforcer d’autres.
  3. Faites-lui un brief pour lui expliquer les différentes étapes à suivre lors d’une rétrospective, la posture à avoir, les points d’attention. N’oubliez pas quelques références pour l’aider à trouver ou même créer un thème/format de rétrospective qui lui correspond. (par ex: classiques, funs)
  4. Fixez un point de mi-parcours et accompagnez-le pendant ces 2, 3 semaines de réflexion, ne le laissez pas seul, c’est là qu’entre en scène votre rôle de mentor. N’hésitez pas à lui demander si il a besoin d’aide, de poser des questions sur le format qu’il veut mettre en place, comment il compte le faire ou lui suggérer un format de rétro simple si il n’est pas à l’aise.
  5. Donner du feedback pendant la préparation. De par votre expérience, c’est important que vous lui disiez ce que vous pensez sur le format qu’il a choisi, par exemple, que les règles sont trop compliquées ou que la timebox ne tiendra pas. Ou alors : « c’est très bien mais as-tu pensé à la logistique » ? « Comment vas-tu t’y prendre » ? « As-tu un support » ?
    L’objectif est de lui permettre de se projeter en imaginant comment la cérémonie va se passer.
  6. Donner du feedback sur la rétrospective. De par votre expérience, c’est important de partager ensemble son ressenti, comment il a vécu l’expérience ? Qu’est-ce qu’il aurait changé ? Est-ce qu’il a envi de recommencer ? Que vous échangiez sur ce qu’il a bien fait, ce qu’il a moins bien fait et comment il peut s’améliorer. Toujours dans la bienveillance évidemment, c’est ça l’amélioration continue !
  7. Prendre du feedback ! Vous aussi vous pouvez vous améliorer et c’est important qu’il vous dise comment vous auriez pu mieux collaborer ensemble. Cela vous aidera pour les prochaines rétrospectives et plus largement améliorer vos compétences de mentoring.

 

Le petit +

 

Expérimentez à votre rythme. Il n’y a pas de fréquence à respecter ni d’obligation. Appelez un ami pour une rétrospective et puis posez-vous la question de savoir si ça vaut le coup de continuer ou non l’échange.

N’oubliez pas la règle d’or ! Le but n’est pas que ça se transforme en cirque car la rétrospective reste une cérémonie importante et le fait de changer d’animateur ne doit pas faire baisser la qualité des échanges et actions qui en ressortent.

C’est le fiasco ! Si au bout de 2 tests, ça ne marche pas, il faut reprendre l’animation et se poser des questions sur les causes qui peuvent être multiples : animateur qui n’est pas « au niveau », brief pas assez complet ou pas bien assimilé, format de rétro trop compliqué, accompagnement insuffisant, aucune répétition de l’animateur, manque de co-animation ou peut-être il y a-t-il un sujet plus profond sur la rétro et là il faut redonner du sens à la cérémonie à l’équipe.

Chacun fait fait fait ce qu’il lui plaît plaît plaît ! Il n’est pas indispensable que tous les membres de l’équipe animent une rétro car obliger quelqu’un à faire quelque chose c’est l’assurance de l’échec. Il vaut mieux commencer avec des volontaires et ça donnera envie aux autres.

Ici tout va bien ! Et si vos rétrospectives fonctionnement très bien, vous pouvez tout de même tenter l’expérience afin de commencer à rendre l’équipe autonome et passer le relai !

 

Bien entendu, vous pouvez utiliser ces petites astuces non pas uniquement pour la rétrospective mais également pour toutes les autres cérémonies et ateliers que vous animez !

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