Il y a 6 ans -

Temps de lecture 10 minutes

En finir avec le Pilotage Excel Driven

Avez-vous déjà rencontré ce genre de fichier Excel dont l’auteur vous explique fièrement qu’il gère finement le pilotage de ses 25 collaborateurs ? Vous savez, ce genre de fichier qui contient 156 lignes, non 157, non 158, non… enfin beaucoup de lignes, dont chacune détaille qui, quand, quoi, comment, avec qui, sur quoi, pour quand, pourquoi, pour qui, le tout avec un identifiant unique bien sûr. Quelque chose comme ça :

Ah, si vous n’êtes pas l’un de ces collaborateurs, peut-être est-ce vous qui utilisez ce fichier que vous considérez comme la clé de voute de votre réussite professionnelle et que vous n’abandonneriez pour rien au monde. Ce genre de fichier Excel est un peu un miroir aux alouettes, il donne à son auteur une impression de maîtrise et de détail, le fichier est extensible et l’on peut ajouter autant de lignes que nécessaire. Pourtant la réalité n’est pas aussi simple.

Aujourd’hui, nous allons voir ce que nous reprochons à ce fichier Excel et comment s’en passer définitivement.

J’ai souvent été confronté dans différentes missions, sur de gros projets, avec beaucoup d’acteurs (internes / externes), à des fichiers Excel de plusieurs centaines de lignes tenus par les équipes de pilotage d’équipes Scrum (équipes étendues). La mise à jour du fichier se fait généralement lors de réunions hebdomadaires interminables et non productives. La lecture du fichier se fait généralement … jamais. C’est malheureusement trop souvent le cas dans des mises à l’échelle. L’agilité se fait au niveau de l’équipe mais on retrouve les bonnes vieilles techniques de management pour synchroniser l’ensemble des parties prenantes (marketing, tests, infra…).
Nous retrouvons la structure la plus courante du fichier Excel : le Qui / Quand / Quoi. Voici un exemple :

Avec ce type de fichier, à moins d’avoir une mémoire d’éléphant, il devient impossible d’avoir une vision globale. Les acteurs sont démotivés, n’écoutent plus, n’ont plus envie de venir en réunion, les tâches perdent de leurs pertinences et ne sont plus traitées, de nouveaux degrés d’alerte apparaissent, la priorisation est de plus en plus difficile, voire impossible… Plus grave encore, des éléments plus structurants pour la fluidité du travail passent totalement inaperçus et ne permettent pas d’anticiper les problèmes : surcharge, goulots d’étranglement non visibles, détection des points de blocage, etc.

Outre les problèmes de fond, des problèmes logistiques viennent s’ajouter : maintenance du fichier, suivi et mise à jour, accès concurrents, versionning, etc.

Dans ce contexte, comment piloter l’activité, maîtriser tous les sujets et anticiper les risques afin de permettre aux équipes Agiles de travailler le plus efficacement possible ? Soyons réaliste… C’est IMPOSSIBLE !!!

Management visuel et Stand-up

Malgré la popularité de ce format, les équipes de pilotages souffrent et ne peuvent que rarement exploiter la mine d’informations contenues dans ce fichier. Je vais donc vous présenter une solution simple pour se débarrasser de cette boîte de Pandore en reprenant quelques principes du Manifeste Agile :

  • Favoriser la communication plutôt que les processus et les outils,
  • Favoriser un logiciel qui fonctionne plutôt qu’une documentation exhaustive.

Le principe est d’instaurer un management visuel et changer le format du weekly en Stand-Up. Dans quel but ? Avoir une vision globale, rendre visible l’avancement des tâches, rendre visible les goulots d’étranglement et les points de blocage, réduire le temps du weekly, favoriser la communication, améliorer la cohésion, etc.

Afin de ne pas réinventer la roue, nous proposons un stand-up calqué sur le Daily SCRUM. À tour de rôle, pendant 3 minutes, chaque participant répond à trois questions :

  • Qu’est-ce que j’ai fait la semaine dernière ?
  • Quels sont les problèmes que je rencontre ?
  • Qu’est-ce que je compte faire cette semaine ?

La deuxième étape est de responsabiliser les participants à la levée des obstacles. Ils disposent de 30 minutes pour communiquer entre eux de leurs actions potentielles. L’objectif est de lever un maximum d’obstacles.

La troisième étape est de clore officiellement le standup et de fixer la date du prochain weekly, normalement une semaine plus tard, mais au mois de Mai cela peut changer  ;-)

Le point clé de cette solution est de concevoir la structure de l’affichage visuel. Le principe du tableau est inspiré de l’approche Kanban mais nous ne reprenons pas tous les principes. Nous garderons un découpage de l’espace en zones de travail dans lesquelles vont transiter les tâches. L’objectif est d’identifier en un coup d’oeil le volume de travail dans un état précis, tout en conciliant une simplicité d’utilisation. Par rapport à un Kanban classique, les tâches n’auront pas forcément le même cycle de vie, il faut donc rester simple sur la structure du flux de travail.

Le Lean board

Lors d’une précédente expérience, j’ai participé de l’intérieur à une transformation Lean pour l’IT. Les équipes de Coachs ont déployés dans chaque équipe de développement un Kanban assez différent de ce que l’on a l’habitude de voir. L’objectif de celui-ci était de rendre visible le « Qui fait quoi? ». Attention : l’état d’esprit est toujours Agile, il n’est pas question ici de tracking mais bien de limiter toute forme de gaspillage. J’ai trouvé ce format parfaitement adapté pour modéliser notre fichier Excel.

Comment ça marche?

Le tableau est divisé en quatre colonnes. L’aspect visuel est le suivant :

Avec quelques Post-It en plus :

Dans la colonne de gauche, nous listons les sujets, les thèmes principaux qui vont constituer un regroupement cohérent de tâches de la colonne « To Do », la correspondance entre les 2 est assurée par un alignement horizontal (ligne de nage) :

Lorsqu’un acteur démarre une tâche, il la positionne dans sa zone personnelle de la colonne « In Progress » :


Il n’est nullement ici question de « fliquer » les individus, mais bien de détecter les surcharges. Si l’aspect nominatif vous rebute, utilisez un avatar.
Enfin lorsque la tâche est terminée, vous savez ce qu’il se passe ?

Bien vu ! Elles passent à « Done ». Vous noterez également que nous ajoutons des cases supplémentaires pour visualiser des situations particulières et ne pas surcharger les cases individuelles :

  • Stand-by : les tâches en attentes,
  • Blocked : les tâches bloquées,
  • Impediments : les problèmes à régler.

Retour d’expérience

J’ai mis en place cet outil chez deux clients, le premier avec une dizaine d’acteurs et le second avec une trentaine d’acteurs. Voilà mon retour d’expérience.

Règle n°1 : Le « grooming »

L’ajout de sujets et de tâches pendant le weekly ne fonctionne pas. Le consensus des acteurs sur la ou les nouvelle(s) tâche(s) et la rédaction des post-its constituent une perte de temps. De plus, il faut revoir régulièrement la priorisation des tâches. Ce n’est pas l’objectif du weekly. Rappelez-vous que tout le monde est debout. L’objectif est d’être efficace.

Il y a besoin de « groomer » et il faut prévoir un temps pour ça.

Règle n°2 : Un bon weekly est un weekly préparé individuellement

À l’échelle de la semaine, une rétrospective sur ce que l’on a fait, son engagement à venir et expliquer succinctement les problèmes que l’on rencontre ne s’improvise pas (mode « arrache »). Afin d’éviter les temps de recherche (effet découverte), il faut préparer son weekly pour être le plus synthétique possible. Chaque acteur dispose seulement de 3 minutes de temps de parole. Il n’y a rien de plus désagréable pour une assemblée que d’écouter quelqu’un qui vient en « touriste ».

Règle n°3 : Rendre l’urgence visible

Pour rendre les urgences visibles, il faut attirer l’oeil avec des signaux immédiatement perceptibles. Je vous conseille de ne pas dépasser 2 niveaux d’urgence afin de ne pas multiplier les signaux. Le management visuel pourrait devenir contre productif. Vous pouvez utiliser ça:


Remarque : étant donné que le tableau ne gère pas la priorisation (les tâches sont seulement classées par sujet), comment gérer l’urgence sans un signal visuel? Notez donc l’importance de cette règle accompagnée d’une revue régulière des urgences en « grooming » (règle n°1).

Règle n°4: Identifier les points de blocage

Afin d’identifier les points de blocage, pointer les tâches en cours toutes les semaines avec un point ou un bâton. Cette technique permet de rendre visibles les tâches qui stagnent.


Pour éviter cela, il est important de définir des tâches avec une bonne granularité. Idéalement, une tâche à un objectif bien précis avec un résultat attendu explicite et doit pouvoir être résolue en une semaine (notion de « SMART »). Si une tâche stagne, essayez d’identifier pourquoi et n’hésitez pas à la redéfinir, la découper ou même la supprimer lors de la séance de « grooming » (règle n°1).

Règle n°5: Instaurer des KPI ludiques

Afin de challenger les acteurs, mesurez toutes les semaines le nombre de tâches urgentes et celles qui vont le devenir, définissez des seuils et mettez en place un système de récompense si les objectifs sont atteints. Utilisez ces indicateurs pour encourager, créer de la cohésion et un esprit d’équipe.

Règle n°6: De la rigueur dans les post-it

Sur un gros volume de tâches, cela évite que votre tableau ne ressemble à un amas de feuilles qui inquiète plus qu’il ne rassure. Cela permet aussi de garder le contrôle. Pour cela, définissez une taille et un gabarit de post-it et respectez-le !

Règle n°7: Un peu de couleur 

 Vous pouvez avoir besoin d’identifier visuellement des types de tâche. Dans ce cas, attribuer une couleur par type. De même que pour les règles n°3 et 6, respectez toujours le code couleur (anticiper le réapprovisionnement de post-it) et limitez leur nombre pour éviter l’effet « arbre de noël » :-)

Et alors, ça marche?

Dans les deux cas, en l’espace de 3 semaines, les acteurs se sont appropriés l’outil. Le pilotage est redevenu efficace, avec une vrai visibilité, les urgences ont diminuées et les risques ont de nouveau été anticipés… sans parler du regain de cohésion engendré par la reprise de la communication.

Il faut néanmoins faire attention à « l’effet soufflé » ! Sans un grooming efficace (règle n°1) et une vigilance sur les post-it (règles n°6 et 7), le tableau peut rapidement devenir contre productif. L’animateur du weekly (Directeur de Programmes dans les deux cas) doit rester vigilant pour garder la dynamique du début. 

Limitation : la mise en place a été effectuée dans des contextes distribués où il était possible aux acteurs de se rassembler sur site une fois par semaine. Si le déplacement n’est pas possible, rien n’empêche aux acteurs absents d’avoir une case « In Progress » pour donner de la visibilité à l’assemblée. Un suivi hors cérémonie est alors nécessaire et le besoin de dématérialisation reste entier (cf section suivante).

Et le fichier Excel dans tout ça?

Dans certains contextes, pour diverses raisons (culturelles, légales, simples sauvegardes…), les entreprises ont besoin d’écrits et de traçabilité et ce n’est pas NÉGOCIABLE. Welcome in the real world! Les puristes diront que ce n’est pas Agile… Sûrement !!! Mais en attendant de transformer toute l’organisation, on peut réfléchir à des solutions intermédiaires.

Voici deux propositions qui marchent : la première, abandonner le fichier Excel. Dans ce cas, la question du compte rendu de weekly est clairement posée. L’objectif est de garder une trace des changements intervenus au tableau. La seconde, garder le fichier Excel. Il faut alors le mettre à jour à chaque weekly. La mise à jour à tour de rôle est alors une bonne pratique.

Pour aider la prise de décision, posez-vous les bonnes questions :

    • Est-ce vraiment utile ?
    • Quels sont les objectifs du document ?
    • À qui le document est-il destiné ?
    • Le document est-il utilisé ?
    • Qui rédige et quand ?
    • Etc.

Dans tous les cas, rappelez-vous pourquoi vous passez au Management Visuel. Evitez la marche arrière et contentez-vous du minimum vital… Soyez EFFICACE !!!

Publié par Renaud Chevalier

Renaud est directeur de l'offre agile chez Xebia. Il est également formateur au sein de Xebia Training .

Publié par Gilles Mantel

J'ai 13 ans d’expérience professionelle. Je suis impliqué sur des projets itératifs et offshore depuis 2001 et j'y ai occupé tour à tour les postes d'ingénieur qualité, responsable des tests, analyste fonctionnel, et directeur de projet. Je forme et j'accompagne les clients de Xebia dans l’adoption de méthodes agiles (SCRUM, XP) et de pratiques d’ingénierie pilotées par les tests (TDR, ATDD). J'ai développé mon expertise au travers d’interventions dans des domaines métiers aussi variés que l’industrie, l’e-commerce, l’édition logiciel, le luxe, le public, les télécoms, ou les banques d’investissement. J'intervient régulièrement dans les conférences traitant de l'agilité et des tests depuis 2008.

Commentaire

11 réponses pour " En finir avec le Pilotage Excel Driven "

  1. Publié par , Il y a 6 ans

    Je ne suis pas un fan du tableau Excel à outrance mais la conclusion expose bien le problème du besoin d’écrits et de traçabilité en entreprise. Du coup la solution du lean board, si elle permet un meilleur suivi pour l’équipe pose un problème de conservation de la donnée mais également du partage de ce tableau dans le cas d’équipes géographiquement éloignées.
    J’ai beau me documenter sur l’agile, le tableau avec post-it revient sans cesse mais ne permet pas de partager l’état d’avancement sans amener une personne devant le tableau ni de couvrir les besoins de reporting/suivi.
    Du coup, est-ce que certains d’entre vous ont essayé / entendu parler d’outils numériques pour remplacer le post-it physique ? Cela permettrait de résoudre mes deux problèmes.

  2. Publié par , Il y a 6 ans

    Bonjour,
    Il existe des outils libre de droit tels Trello qui permettent de transposer un tableau physique sous forme numérique.

  3. Publié par , Il y a 6 ans

    IL y aussi Ice Scrum qui permet de transposer le leand board sous forme numerique. L’appli est par ailleurs assez jolie

  4. Publié par , Il y a 6 ans

    Egalement GreenHopper (plugin pour JIRA) permet d’héberger ce type de tableau sous forme numérique, hébergé à l’intérieur de l’entreprise. La dernière version (6) fournit des templates Scrum et Kamban fort sympathiques !

  5. Publié par , Il y a 6 ans

    Attention, nous parlons ici de synchroniser des activités hors réalisation. Les outils cités (Greenhopper, IceScrum, etc) sont faits pour suivre un flux de réalisation et sont conçus dans cet objectif. Nous parlons dans l’article de suivre une myriade de tâches avec potentiellement des flux différents (marketing, prod, commercial, compta, services généraux, contributeurs, etc) . Il faudrait tordre un peu le modèle des Greenhopper et autres pour faire cette activité de manière électronique. Un outil comme Trello est suffisamment simple pour rendre électronique le Lean Board, mais il ne propose pas (encore?) de possibilité de reporting.

  6. Publié par , Il y a 6 ans

    Pour la traçabilité et éviter les couts de vents, on peut aussi prendre des photos c’est très simple et agile… par contre le gros probléme que je rencontre c est de mettre en place ce changement, je passe souvent pour un farfelu car mes boss pensent qu’il est paradoxale que les informaticiens n’utilisent plus d’outils informatiques….

  7. Publié par , Il y a 6 ans

    Sinon il y ce produit que j’ai découvert très récemment, il se veut non technique et il a une composante project management suffisement haut niveau.

    http://tree.io/en/tour/project-management .

    D’autres fonctionnalités sont disponibles apparemment.

    L’avantage c est que c est un projet libre deployable.

    à voir à l’usage.

  8. Publié par , Il y a 6 ans

    Bonjour,

    est-il possible de télécharger quelque part le fichier Excel qui est visible en début d’article ? J’aimerais l’utiliser également pour moi.

    Merci

  9. Publié par , Il y a 6 ans

    Bonjour,

    merci pour l’article, l’approche est interessante.

    Mindjet est un logiciel qui vous permet de faire ca, de deplacer facilement vos taches de la liste à faire, à la liste en cours… Tres visuel, facile d’utilisation, il offre en plus toutes les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de projet. il permet egalement un lien tres simple avec les taches outlook. Un peu cher…

    Merci,
    David

  10. Publié par , Il y a 5 ans

    Bonjour,

    Par rapport à la question d’un outil qui pourrait remplacer un grand tableau très structuré, FeatureMap peut répondre à ce besoin.
    A l’origine c’est plutôt un logiciel pour faire du story mapping, mais on peut construire la structure que l’on veut pour suivre différents flux de tâches.

    En tout cas, ça vaut le coup de le tester, c’est gratuit.
    Kenaz

  11. Publié par , Il y a 3 ans

    J’ai deveoppé une forme de kanban pour des procedes de production allant de la commande client vers la livraison, en 20 colonnes sous excel avec les couleurs definissant l’importance du client (bien definir ce mot d’importance). On selectionne la fiche qui se depkace d’un clic d’une colonne vers une autre. Les fiches sont des OFs. Reliees aux donnees de la base sql, j’ai en temps reel toutes les definitions.
    Chaque acteur va sur un ecran disponible et deplace ses fiches des qu’il les a traitees (operations terminees).
    Ainsi, grace a un clic il est possible faire des syntheses rapides sur les commandes, d’evaluer les avances, les retards, les temps par centres de charges en temps reels et surtout de repondre aux clientxsur l’avancement de leurs commandes. On sort les graphiques que l’on veut grace au clic souris. L’idee etant de depkacer et de saisir le moins possible. Par exemple en deplacant l’OF 18023 de le colonne laser vers la colonne pliage (metallurgie) excel garde en memoire le moment du deplacement. Il est alors possible de relier les temps par centre de charge et les temps theoriques des process pour valider les couts. Tout est fait pour jouer sans pratiquement saisir.
    Je fignole la presentation qui est rudimentaire et qui utilise la puissance de VBA pour avoir un outil quasi rustique mais riche en donnees et en analyse en arriere fond. Ce petit fichier d’a peine 2 mo est en reseau partagé pour plusieurs utilisateurs.
    On peut pratiquement faire du mrp2 si on le souhaite, mais ce n’est pas le sujet. Une programmation objet structuree et concise permet de realiser avec excel des activites bien differentes des traditionnels calculs. Ici le logiciel est un puissant kanban (simple d’usage) dote de la puissance de calcul, la sienne et celle de la base sql a laquelle il est lie grace a un fichier intermediaire (car en reseau excel n’accepte pas les liens sur bases).
    …et je ne suis pas programmeur. Version sous peu sur ioutbe vimeo et consords.

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