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FKUG the 7th meetup

global_323888432Ce jeudi 20 novembre, le FKUG, sponsorisé par Xebia et Thiga, organisait un meetup exceptionnel chez Zenika. Le modèle payant (5€) de ce meetup a été un franc succès. Une audience hétéroclite, allant du coach Agile à l’intégrateur HTLM5, était réunie autour d’une passion commune, comment travailler dans une organisation innovante et efficace avec les méthodes liées au Kanban ?

 

 7 slots pour le 7ème meetup

Ce meetup, était composé d’une succession de rapides slots de formation (env 25 minutes chacun), le rythme idéal, qui n’est pas sans rappeler les pomodoros. Ca allait vite, très vite, mais tout semblait tellement logique, avec un enchaînement cohérent. Revenons sur son contenu.

Petit retour sur l’histoire du Kanban pour l’IT

La première session, remet le Kanban dans son contexte historique avec les origines de Kanban présenté par Pascal Poussard (Soat). Pascal, revient d’abord sur les notions fondamentales du Kanban issues de l’industrie automobile japonaise que David Anderson fut le premier à formaliser en 2007 en transposant à l’IT.
Les 4 objectifs de cette méthodologie :

  1. La qualité
  2. Livrer souvent
  3. Mettre en rapport la demande et le débit
  4. Réduire les sources de variabilité pour augmenter la prédictibilité

Ces objectifs sont basés sur les deux notions clés : La chaîne de valeur et le cycle de développement.

Pascal illustre ensuite les 6 pratiques :

  1. Visualiser, ce qui permettra une transition parfaite au slot du management visuel de Christophe Keromen (Coactiv)
  2. Limiter le WIP (Work in progress), se dégager du temps de libre et éviter le multitâche pour gagner en efficacité
  3. Gérer les flux, identifier les goulots d’étranglement dans notre chaîne de valeur. L’occasion de faire un rappel sur la théorie des contraintes
  4. Rendre les processus explicites. Écrire et afficher la définition de chaque étape et afficher les règles de passage
  5. Mettre en place des boucles de feedback, identifier les métriques adaptées
  6. Mettre en place l’amélioration continue de manière collaborative

Slot simple et efficace, qui pose les bases de la méthodologie et permet au slot suivant de prendre tout son sens dans ce contexte.

Du management visuel à l’obeya

Avec Christophe Keromen (Coactiv), un excellent orateur, qui challenge son audience sur des questions simples et pertinentes, dès le début. Le cadre est posé avec Christophe, il faut se poser les bonnes questions et de vous-mêmes vous aurez les réponses.

Il enchaîne avec un rapide exercice sur le fonctionnement de nos capacités visuelles. Cet exercice nous prouve simplement la puissance du visuel et son aspect instantané. En nous demandant de reconnaître des intrus dans une liste de mots puis dans un amoncellement d’images, il nous montre qu’en faisant fonctionner les zones du cerveau droit (perception globale et créativité) avec des images, on est beaucoup plus efficaces qu’en étudiant du texte avec notre cerveau gauche (l’analyse). Une belle introduction et justification de l’intérêt du management visuel!

Le management visuel est un outil et non une méthode. Un management visuel réussi doit permettre à l’équipe de passer à l’action !! C’est la seule chose à retenir !

Mais Christophe détaille quand même concrètement quel type de management visuel nous pouvons trouver. Par exemple avec les 3 piliers de Scrum, nous retrouvons déjà beaucoup d’élément visuels : Transparence / Visibilité / Adaptation

Au delà de la vision du flux de travail, il est aussi nécessaire pour l’équipe de visualiser le challenge, là ou l’on va, où l’on est : avec un burndown par exemple. Pour la visualisation des Impedimenta (non ce n’est pas une typo!), mot choisi avec soin par Christophe parce qu’il recouvre non seulement les obstacles (les « impediments »), mais également les freins, on doit passer à un autre niveau (et Kanban apporte des solutions).

Les critères d’un bon management visuel sont :

  1. Univoque
  2. Visible
  3. Interactif
  4. Doit encourager l’apprentissage collectif
  5. Les 3 U : Informations utiles : challenger en permanence les choses affichées. Des informations Utilisables et Utilisées

Se challenger régulièrement : se demander la dernière chose apprise en regardant le management visuel, et ne pas hésiter à supprimer des informations pour voir si elles sont vraiment utiles à l’équipe.
Toujours soigner les apparences.

Avec toutes ces informations, vous obtiendrez l’obeya (encore un mot Japonais). Soit une grande salle et centre de contrôle qui permet à l’équipe de passer à l’action !

Problem solving in a nutshell

Laurène Vol (Xebia) enchaîne sur les méthodes de résolution de problème, selon les A3 problem solving. Le format est important , toutes les informations doivent tenir sur ce format, donc oblige à être concis, et les informations doivent être visuelles (schéma, dessins).

Laurène commence par rappeler des méthodes de gestion des problèmes. Et tout d’abord avec la classification des obstacles selon la matrice de Merril et Covey, qui permet de définir les priorités à traiter Lorsqu’un problème complexe ou un problème récurrent se présente, alors nous pouvons initier un A3.

Les 3 premières étapes préparatoires, peuvent être réalisées seules pour gagner du temps sur les phases de brainstorming.

1. Identifier le problème ou le besoin
2. Comprendre la situation / le statut actuel
3. Énoncer l’objectif – établir le statut cible

L’objectif est de mettre des chiffres factuels, il est même possible pour intéresser les managers de mettre des chiffres en euros!

Les 3 étapes suivantes doivent faire l’objet d’un brainstorm avec 4/5 personnes grand maximum.

4. Procéder à l’analyse des causes racines
5. Brainstormer / déterminer des contre-mesures
6. Établir un plan de mise en œuvre des contre-mesures

Il est conseillé d’utiliser des méthodes éprouvées pour identifier la cause profonde du problème. Car l’objectif d’un A3, n’est pas de résoudre les symptômes mais l’origine. Laurène nous présente les plus classiques : le Fishbone diagram et le 5 why.

Ensuite, il faut faire vivre son A3, en suivant les mesures et en itérant dessus régulièrement.

7. Vérifier les résultats – confirmer les effets
8. Mettre à jour les standards de travail

Il n’y pas de durée fixée pour la réalisation d’un A3. Cela est fortement lié à la complexité du problème.

Et la pratique ?

Ensuite, après ces trois slot intenses et riches, Julien Karoubi (Wemanity), nous propose une pause Lego bienvenue. L’objectif est de montrer qu’avec le Kaizen nous gagnons en productivité. Son slot, PDCA et Kaizen, détaille toutes les méthodes d’améliorations continues. Mais ce qu’il faut retenir, c’est le Kaizen : état d’esprit. L’idée est de laisser la place à des moments courts pendant la journée pour réfléchir et proposer des petites améliorations. Try it !

Les métriques

Yannick Quenec’hdu (Seekoe) prend la main avec un slot qui décoiffe sur KPI & Charts.

Un conseil : ne pas utiliser d’indicateurs au début. Tant que l’équipe ne s’est pas appropriée le flux. Les indicateurs ne sont pertinents qu’avec le temps, il est nécessaire d’avoir de l’historique pour obtenir des indicateurs qui aient du sens.

Les 5 indicateurs classiques de KANBAN :

  1. La valeur ajoutée
  2. Time to market
  3. Time to cash avec le Lead Time dont il faut bien définir le périmètre et le Cycle Time pour maîtriser le temps d’un processus
  4. Le débit
  5. Le WIP. Cumulative flow diagram

Yannick détaille ensuite des théories de plus en plus complexes qui permettent toutes d’apprendre et d’améliorer son système. D’abord il commence doucement avec la loi de little, sur la théorie des files d’attentes : WIP = débit * lead Time . L’objectif étant de mesurer l’efficience de son système et d’en déterminer la prédictibilité.

Il termine en évoquant la méthode de Monte-Carlo également couramment utilisée en physique des particules et qui permet de prédire les dates d’atterrissage du projet

Conclusion

Enfin Nicolas Lochet (Xebia) présente un système d’auto-évaluation de sa maturité d’équipe Kanban, pour permettre à tout le monde d’identifier ses axes de progression. Le système, basé sur la seconde édition de Kanban pour l’IT, par Laurent Morisseau, a l’avantage de ne pas rentrer dans du jugement de valeur sur les personnes et de poser des questions binaires et sans équivoque. Après avoir mesuré son projet, ses obstacles et son futur, l’équipe peut ainsi devenir maître de sa transformation vers Kanban en se mesurant elle-même.

En conclusion, ce meetup FKUG était une excellente piqure de rappel pour les initiés et une excellente montée en compétences pour les débutants. Voici l’ensemble des supports du meetup. Chaque mois, le FKUG organise un meetup, le prochain sur le thème du jeu à l’approche de Noël, ca pourrait vous donner des idées.

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