Il y a 2 semaines · 9 minutes · Agile

À chaque sprint sa rétrospective : les classiques

Lorsque l’heure de la rétrospective approche, le Scrum Master se questionne inexorablement sur le format qu’il va devoir choisir. Doit-il se tourner vers la simplicité d’un format classique, l’amusement d’un format fun, ou chercher le format qui s’adaptera le mieux au sprint vécu ? Un grand nombre de formats existent sur le web, cette série d’articles va faire le tri et aidera le Scrum Master à choisir le meilleur format possible pour le jour J. Mais attention à ne pas brûler les étapes…

La rétrospective en rappel

De toutes les cérémonies préconisées par Scrum, la rétrospective est le principal vecteur de l’amélioration continue. L’équipe dispose d’une à deux heures pour inspecter ce qui a été fait durant le sprint et identifier des actions concrètes. Les axes d’améliorations touchent aussi bien la productivité, la qualité du produit, la motivation, les connaissances ou les relations entre individus. De nombreuses techniques d’animation ont vu le jour, cherchant à faire réfléchir les participants d’un point de vue particulier ou en les aidant à se détendre afin de les rendre plus actifs.

Quelle que soit la méthode envisagée, il est d’usage de structurer cette cérémonie en cinq grandes étapes :

  • L’ouverture (5-10 min).
  • Le recueil des données (15-30 min).
  • La génération d’idées (20-40 min).
  • La définition d’actions à mener (10-15 min).
  • La clôture (5-10 min).

Pour plus de détails, de nombreux écrits existent déjà comme par exemple Animez vos rétrospectives de David Galichet et Romain Schlick ou encore Donnez du peps à vos rétrospectives de Maria Frih.

Étape par étape

À chacune des cinq phases de la rétrospective, le Scrum Master fait face à un dilemme : quel format choisir ? Cette série d’articles traitera principalement des formats permettant le recueil des données. En effet, cette phase est déterminante pour avoir un contenu suffisamment intéressant pour le reste de la cérémonie. Répéter indéfiniment le même format peut avoir des conséquences sur la qualité de la rétrospective : avec le temps, les personnes vont se lasser, ne seront plus autant actives et finiront par ne plus voir l’intérêt de cette cérémonie. En revanche, conserver le même format sur les autres étapes de la rétrospective n’impactera que très peu la qualité de celle-ci.

Trouver l’atelier qui correspond le mieux au contexte d’un sprint requiert une certaine expérience. Avant d’atteindre ce stade, il faut d’abord connaître et maîtriser les bases. Les formats classiques restent simples mais néanmoins très efficaces. Une fois à l’aise avec ceux-ci, les transcender pour en tirer le meilleur parti deviendra un vrai jeu d’enfant !

Quand utiliser un format classique ?

Les formats classiques vont pouvoir s’appliquer facilement dans les situations suivantes :

  • Équipe débutante en Scrum

Lorsqu’on apprend à conduire, on ne commence pas avec une Ferrari sur l’avenue des Champs-Elysées mais plutôt avec une Twingo dans un parking vide. C’est la même chose pour la rétrospective. Si le Scrum Master est débutant, il se tournera vers un format simple à comprendre, à expliquer et donc à animer. Si c’est toute l’équipe qui débute en Scrum, un format simple permettra à tout le monde de se familiariser avec la rétrospective et d’apprendre doucement à structurer ses pensées dans le cadre de cette cérémonie. Dans les deux cas, la pratique successive de plusieurs formats classiques sera bénéfique à tout le monde.

  • La flemme du Scrum Master

Quel Scrum Master n’a pas déjà eu un oubli, un manque d’inspiration, voire même une flemme au moment d’aborder une rétrospective ? En manque de temps, il faut alors trouver un format relativement simple à animer. Généralement, se tourner vers un classique qui ne nécessite aucune préparation est une bonne alternative. Évidemment, si ce comportement est systématique il y a un souci, mais s’il survient de manière sporadique, la connaissance de ces formats est une excellente solution de secours.

  • Rien à déclarer

Quand un sprint s’est déroulé sans encombre ou évènement majeur, il peut être difficile de contextualiser la rétrospective. Dans ce genre de situation, si l’équipe arrive toujours à trouver des actions d’amélioration et si elle ne s’est toujours pas lassée de faire des rétrospectives d’un même genre, le déroulement d’un format classique fera parfaitement le travail.

Exemples de formats

 Content / Pas Content

Difficile de faire plus simple que ce format qui, de par son côté binaire, ne fera pas griller le cerveau des participants. Son approche est axée sur les émotions et les réduit à leur plus simple nature : content (qu’est-ce qui vous a plu ?) et pas content (qu’est-ce qui vous a déplu ?).

Préparation

Divisez votre tableau en deux colonnes et placez :

  • Un post-it vert sur lequel un smiley est dessiné (Content) dans la colonne de gauche.
  • Un post-it rose sur lequel un smiley est dessiné (Pas Content) dans la colonne de droite.

Déroulé

Expliquez la définition de chaque colonne à l’équipe.

Laissez trois minutes aux participants pour écrire leurs idées sur post-it en respectant le code couleur.

Donnez trois minutes à chacun pour présenter ce qu’ils ont écrit.

Notre avis

Format simple et efficace qui vous permettra de faire partager les bons évènements qui boosteront le moral de l’équipe, et d’évoquer les évènements perçus négativement afin d’en extraire des actions d’amélioration.

Le truc en plus

Toute la puissance d’un tel format est de pouvoir y apporter quelques retouches pour l’adapter à un contexte particulier ou simplement pour le faire évoluer un peu. L’idée étant d’avoir une ou plusieurs colonnes supplémentaires permettant aux participants de partager une pensée n’étant pas rattachée à une émotion. Voici quelques exemples de colonnes qu’il est possible d’ajouter à ce format :

  • Question – Poser ouvertement une question à l’équipe.
  • Idée – Exprimer une idée d’amélioration.
  • Étoile – Remercier directement un équipier.
  • Évènement – Partager un évènement considéré comme important.

Variantes

  • Proud & Sorry – La même simplicité en prenant une vision plus personnelle et plus forte émotionnellement.
  • Mad Sad Glad – Un des formats star de la rétrospective qui reprend les mêmes émotions en ajoutant des nuances sur le « Pas Content » à travers les colonnes « Sad » (triste) et « Mad » (en colère).
  • Learning Matrix – Un exemple connu de « Content / Pas Content » personnalisé avec deux nouvelles colonnes « Fleur » (équivalent de l’étoile) et « Idée ».

Start / Stop / Continue

La rétrospective favorite de Mike Cohn, qui met volontairement de côté les ressentis des participants pour se focaliser directement sur les faits, et ce, sur trois aspects :

  • Start – Que faudrait-il commencer à faire ?
  • Stop – Que faudrait-il arrêter de faire ?
  • Continue – Que faudrait-il continuer de faire ?

Préparation

Divisez votre tableau en trois colonnes et placez :

  • Un post-it vert (Start) dans la colonne de gauche.
  • Un post-it rose (Stop) dans la colonne du milieu.
  • Un post-it jaune (Continue) dans la colonne de droite.

Déroulé

Expliquez la définition de chaque colonne à l’équipe.

Laissez trois minutes aux participants pour écrire leurs idées sur post-it en respectant le code couleur.

Donnez trois minutes à chacun pour présenter ce qu’ils ont écrit.

Notre avis

Format très factuel qui facilite grandement la recherche d’action. Conseillé pour les personnes débutantes et pas forcément très à l’aise avec la facilitation de cérémonie.

Le truc en plus

Si vous ne disposez pas de post-it de couleur, n’hésitez pas à les distinguer en personnalisant les catégories par des symboles (triangle, cercle et croix pour les fans de Playstation) ou des dessins sortis tout droit de votre imaginaire.

Variantes

  • Starfish – Reprend les mêmes principes en ajoutant des nuances sur le « Continue » à travers les colonnes « More of » (plus de) et « Less of » (moins de).
  • DAKI – Les mêmes questions posées différemment avec en plus une nouvelle colonne dédiée à l’amélioration.
  • KALM – Autre variante mélangeant Starfish et DAKI.

4L

Il ne s’agit pas ici de la célèbre voiture de Jacky mais bien d’un format de rétrospective où chaque « L » a un sens :

  • Liked – Qu’avez vous aimé lors de ce sprint ?
  • Learned – Qu’avez-vous appris lors de ce sprint ?
  • Lacked – De quoi avez-vous manqué lors de ce sprint ?
  • Longed for – Que désirez-vous pour le prochain sprint ?

Préparation

Divisez votre tableau en quatre zones et dans chacune placez :

  • Un post-it vert sur lequel un cœur est dessiné (Liked).
  • Un post-it bleu sur lequel un livre est dessiné (Learned).
  • Un post-it rose sur lequel une croix est dessinée (Lacked).
  • Un post-it jaune sur lequel une lampe est dessinée (Longed for).

Déroulé

Expliquez la définition de chaque colonne à l’équipe.

Laissez trois minutes aux participants pour écrire leurs idées sur post-it en respectant le code couleur.

Donnez trois minutes à chacun pour présenter ce qu’ils ont écrit.

Notre avis

Très bon format qui change des précédents en mettant l’accent sur l’apprentissage et en permettant de proposer directement des idées d’amélioration via « Longed for ». La recherche d’actions en est simplifiée.

Le truc en plus

Commencez par faire le jeu de mot sur la 4L, ça fait sourire et on capte l’attention des participants.

Variante

  • FLAP – Les mêmes questions posées différemment.

Conclusion

La maîtrise des formats classiques, et de leurs nombreuses variantes, doit vous permettre de couvrir une grande partie des objectifs d’une rétrospective et peut suffire à mener un projet à son terme. Cependant, la pratique répétée de ces formats peut amener l’équipe à s’en lasser et aura pour conséquence une baisse qualitative et quantitative des idées générées. Pour maintenir un niveau constant de motivation durant cette cérémonie ou simplement changer de la routine, il convient de s’adapter et d’apporter une touche de fun. Au delà de l’aspect purement amusant, ces formats auront pour bénéfice de rendre les participants plus productifs. Ne manquez donc pas le prochain article de cette série qui vous expliquera comment y parvenir au travers d’une sélection de plusieurs formats.

Julien Rossignol
Studio Team Leader
Pierre-Philippe Beauchemin
Pierre-Philippe est Studio Team Leader à Xebia. Après 3 ans de développement mobile et JEE dans un contexte Agile, il agit maintenant à mi chemin entre le Scrum Master et le Product Owner en garantissant le cadre Agile des projets.

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